Hồ sơ dự thầu đóng vai trò quan trọng trong quá trình quản lý và thực hiện các dự án xây dựng. Đây không chỉ là bộ tài liệu đơn thuần mà là cột mốc quyết định sự thành công của một cuộc đấu thầu. Hồ sơ này là sản phẩm của sự nỗ lực chung của nhà thầu và nhà đầu tư, nơi họ tổng hợp và trình bày thông tin đầy đủ, chính xác và thuyết phục. Vậy pháp luật quy định hiện nay hồ sơ dự thầu gồm những gì?
Định nghĩa về hồ sơ dự thầu?
Hồ sơ dự thầu không chỉ là sự kết hợp của các giấy tờ, mà còn là biểu tượng của sự chuyên nghiệp và cam kết. Mỗi trang giấy đều chứa đựng những nỗ lực không ngừng để đạt được mục tiêu, đáp ứng yêu cầu kỹ thuật và kinh tế của dự án. Từ việc nghiên cứu thị trường đến việc đánh giá rủi ro, mọi thông tin đều được tập trung và trình bày một cách có logic, thấu hiểu sâu sắc về quy mô và phạm vi của dự án.
Căn cứ theo quy định tại khoản 31 Điều 4 Luật Đấu thầu năm 2013 giải thích về hồ sơ dự thầu như sau:
“31. Hồ sơ dự thầu, hồ sơ đề xuất là toàn bộ tài liệu do nhà thầu, nhà đầu tư lập và nộp cho bên mời thầu theo yêu cầu của hồ sơ mời thầu, hồ sơ yêu cầu.”
Trong đó, hồ sơ mời thầu được giải thích rằng: Hồ sơ mời thầu là toàn bộ tài liệu sử dụng cho hình thức đấu thầu rộng rãi, đấu thầu hạn chế, bao gồm các yêu cầu cho một dự án, gói thầu, làm căn cứ để nhà thầu, nhà đầu tư chuẩn bị hồ sơ dự thầu và để bên mời thầu tổ chức đánh giá hồ sơ dự thầu nhằm lựa chọn nhà thầu, nhà đầu tư (theo khoản 29 Điều 4 Luật này).
Còn theo khoản 30 Điều 4 Luật này giải thích về hồ sơ yêu cầu là toàn bộ tài liệu sử dụng cho hình thức chỉ định thầu, mua sắm trực tiếp, chào hàng cạnh tranh, bao gồm các yêu cầu cho một dự án, gói thầu, làm căn cứ để nhà thầu, nhà đầu tư chuẩn bị hồ sơ đề xuất và để bên mời thầu tổ chức đánh giá hồ sơ đề xuất nhằm lựa chọn nhà thầu, nhà đầu tư.
Hồ sơ dự thầu gồm những gì?
Trong bước đấu thầu, hồ sơ không chỉ đơn thuần là một phần tử chính để xác định người chiến thắng, mà còn là cơ hội để nhà thầu thể hiện sự chuyên nghiệp và động lực của mình. Việc lập hồ sơ dự thầu đòi hỏi sự tỉ mỉ, sự tự tin và khả năng trình bày một cách rõ ràng. Nó không chỉ là văn bản trên giấy, mà là cơ hội để nhà thầu giao tiếp và thuyết phục bằng cả sự tận tâm và kiến thức sâu rộng về dự án.
Dự án xây lắp là một trong những dự được mời thầu rất nhiều. Theo đó mà có nhiều nhà thầu tham gia đấu thầu, và để được lựa chọn thì nhà thầu cần chuẩn bị đầy đủ và chính xác bộ hồ sơ. Theo hướng dẫn về việc lập hồ sơ mời thầu xây lắp được quy định tại Thông tư 03/2015/TT-BKHĐT thì các giấy tờ cần có trong hồ sơ dự thầu mà nhà thầu cần chuẩn bị bao gồm:
Đối với các gói thầu xây lắp
Dự án xây lắp là một trong những dự được mời thầu rất nhiều. Theo đó mà có nhiều nhà thầu tham gia đấu thầu, và để được lựa chọn thì nhà thầu cần chuẩn bị đầy đủ và chính xác bộ hồ sơ. Theo hướng dẫn về việc lập hồ sơ mời thầu xây lắp được quy định tại Thông tư 03/2015/TT-BKHĐT thì các giấy tờ cần có trong hồ sơ dự thầu mà nhà thầu cần chuẩn bị bao gồm:
– Đơn dự thầu (theo mẫu);
– Thỏa thuận liên danh, nếu đây là trường hợp nhà thầu liên danh;
– Bảo đảm dự thầu;
– Tài liệu chứng minh tư cách hợp lệ của nhà thầu;
– Các tài liệu chứng minh tư cách hợp lệ của người sẽ ký vào đơn dự thầu;
– Các tài liệu, chứng cứ để chứng minh năng lực cũng như kinh nghiệm của nhà thầu;
– Đề xuất kỹ thuật đối với gói thầu;
– Đề xuất về giá và các bảng biểu;
– Đề xuất phương án kỹ thuật thay thế;
– Các tài liệu khác theo yêu cầu của hồ sơ mời thầu, bảng dữ liệu đấu thầu.
Đối với các gói thầu mua sắm hàng hóa
Quy định về các giấy tờ, tài liệu cần thiết trong bộ hồ sơ dự thầu được xác định theo nội dung yêu cầu trong hồ sơ mời thầu của gói thầu về mua sắm hàng hóa. Căn cứ theo quy định tại Thông tư 05/2015/TT-BKHĐT thì các tài liệu cần có trong hồ sơ dự thầu đối với gói thầu mua sắm hàng hóa cũng được thực hiện như gói thầu xây lắp được nêu trên.
Đối với gói thầu về dịch vụ tư vấn
Tư vấn là một lĩnh vực đòi hỏi kỹ năng và uy tín cao, chính vì để chứng minh năng lực đối với bên mời thầu thì nhà thầu cần chuẩn bị tốt nhất các giấy tờ, tài liệu trong bộ hồ sơ dự thầu. Căn cứ Thông tư 01/2015/TT-BKHĐT thì hồ sơ dự thầu đối với gói thầu dịch vụ tư vấn sẽ bao gồm: Hồ sơ đề xuất kỹ thuật và hồ sơ đề xuất tài chính. Trong đó:
– Hồ sơ đề xuất kỹ thuật bao gồm:
+ Các tài liệu chứng minh tư cách hợp lệ của nhà thầu;
+ Tài liệu chứng minh năng lực, kinh nghiệm của nhà thầu;
+ Đề xuất kỹ thuật đối với gói thầu của nhà thầu;
+ Đơn dự thầu (theo mẫu);
+ Giấy ủy quyền nếu trường hợp đại diện theo pháp luật của nhà thầu ủy quyền cho người khác tham gia đấu thầu;
+ Văn bản thỏa thuận liên danh, nếu nhà thầu tham gia dự thầu với tư cách nhà thầu liên danh;
+ Văn bản về Cơ cấu, tổ chức, kinh nghiệm của nhà thầu.
+ Giải pháp và phương pháp luận tổng quát để thực hiện dịch vụ tư vấn do nhà thầu đề xuất;
+ Danh sách chuyên gia tham gia thực hiện dịch vụ tư vấn trong gói thầu này;
+ Lý lịch của những chuyên gia tư vấn tham gia vào gói thầu này;
+ Văn bản xác định tiến độ thực hiện công việc;
+ Nội dung khác được nêu tại Bảng dữ liệu đấu thầu.
– Hồ sơ đề xuất tài chính, bao gồm các giấy tờ:
+ Đơn dự thầu (theo mẫu);
+ Văn bản tổng hợp chi phí thực hiện gói thầu;
+ Thù lao cho chuyên gia tư vấn tham gia vào gói thầu;
+ Nội dung bảng phân tích các chi phí thù lao cho chuyên gia;
+ Chi phí khác cho chuyên gia
Đối với các gói thầu dịch vụ phi tư vấn
Đối với dịch vụ phi tư vấn thì nhà thầu cũng cần chuẩn bị đầy đủ bộ hồ sơ mà bên mời thầu mong muốn. Căn cứ Mục 12 Chương I Phần thứ nhất Thông tư 14/2016/TT-BKHĐT quy định thì hồ sơ dự thầu đối với gói thầu dịch vụ phi tư vấn cũng được thực hiện theo yêu cầu của hồ sơ mời thầu, nhưng về cơ bản thì cũng bao gồm những giấy tờ trong hồ sơ dự thầu của gói thầu xây lắp.
Đối với các dự án đầu tư theo hình thức đối tác công tư
Đối với các dự án đầu tư theo đối tác công tư thì hồ sơ dự thầu rất quan trọng, do đó mà nhà thầu cần chuẩn bị bộ hồ sơ đầy đủ và phù hợp. Đối với các loại hình dự án này, nhà thầu sẽ chuẩn bị hồ sơ sự thầu theo nội dung quy định cụ thể của hồ sơ mời thầu, tuy nhiên, căn cứ theo Thông tư 15/2016/TT-BKHĐT thì hồ sơ dự thầu sẽ bao gồm Hồ sơ đề xuất kỹ thuật và hồ sơ đề xuất về tài chính. Trong đó:
– Hồ sơ đề xuất kỹ thuật: Trong hồ sơ này sẽ bao gồm tất cả những hồ sơ tài chính, pháp lý, năng lực và kinh nghiệm cũng như đề xuất của nhà đầu tư trên cơ sở xác định những tiêu chí của hồ sơ mời thầu, cụ thể gồm:
+ Đơn dự thầu;
+ Tài liệu chứng minh tư cách hợp lệ của người ký đơn dự thầu;
+ Giấy ủy quyền (nếu cần thiết);
+ Thỏa thuận liên danh (nếu có sự thay đổi liên danh);
+ Bảo đảm dự thầu;
+ Các tài liệu cập nhật, xác định năng lực và kinh nghiệm của nhà đầu tư;
+ Đề xuất kỹ thuật;
– Hồ sơ đề xuất tài chính, gồm các giấy tờ chủ yếu như:
+ Đơn dự thầu;
+ Đề xuất về tài chính đối với gói thầu;
+ Bảng biểu thông tin hồ sơ dự thầu;
Thông tin liên hệ:
Trên đây là nội dung liên quan đến vấn đề “Hồ sơ dự thầu gồm những gì?“. Nếu quý khách hàng đang có bất kỳ băn khoăn hay thắc mắc đến dịch vụ pháp lý như Đăng ký bảo hộ nhãn hiệu cần được giải đáp, các Luật sư, luật gia chuyên môn sẽ tư vấn, giúp đỡ tận tình, hãy gọi cho chúng tôi để được tư vấn nhanh chóng, hiệu quả
Câu hỏi thường gặp
– Đối với hồ sơ đấu thầu qua mạng
Hồ sơ mời thầu, hồ sơ yêu cầu được phát hành trên Hệ thống ngay sau khi đăng tải thành công thông báo mời thầu, thông báo mời chào hàng;
– Đối với hồ sơ mời thầu trực tiếp
Hồ sơ mời quan tâm, hồ sơ mời sơ tuyển, hồ sơ mời thầu, hồ sơ yêu cầu được phát hành sau 03 ngày làm việc, kể từ ngày đầu tiên đăng tải thông báo mời nộp hồ sơ quan tâm, thông báo mời sơ tuyển, thông báo mời thầu, thông báo mời chào hàng, gửi thư mời thầu đến trước thời điểm đóng thầu
Theo các quy định hiện hành thì chưa có điều khoản cụ thể hướng dẫn hồ sơ dự thầu gồm những gì mà chỉ quy định gián tiếp, từ đó chúng ta có thể đưa ra các tài liệu cần chuẩn bị cho hồ sơ dự thầu.
Căn cứ theo cách các giải thích của bài viết này, chúng ta thấy rằng hồ sơ dự thầu sẽ phụ thuộc vào hồ sơ mời thầu, hoặc hồ sơ yêu cầu.