Biên bản cuộc họp là gì?
Nói một cách đơn giản, biên bản cuộc họp là văn bản ghi lại những gì được thảo luận và quyết định trong cuộc họp. Điều này áp dụng cho các cuộc họp ở công ty, cuộc họp giao ban, cuộc họp hội đồng quản trị hay cuộc họp hàng ngày, vv..
Tại sao biên bản lại quan trọng?
Biên bản cuộc họp giúp những người không trực tiếp tham gia cuộc họp những vẫn hiểu, nắm bắt được nội dung, nhiệm vụ được giao trong cuộc họp đó. Biên bản cuộc họp cũng là lời nhắc nhở tới công việc trách nhiệm cần thực hiện trong cuộc họp đó. Sử dụng biên bản cuộc họp giúp mọi người triển khai công việc một cách chính xác, và giải quyết công việc một cách hiệu quả hơn.
Cách viết biên bản cuộc họp
Cách viết biên bản cuộc họp đúng quy cách, phù hợp với công ty, tổ chức, đơn vị hay doanh nghiệp. Do biên bản cuộc họp là loại văn bản rất quan trọng ghi lại những gì đã diễn ra trong cuộc họp, những yếu tố cần thiết của một mẫu biên bản cuộc họp sẽ được viết như thế nào?. Dưới đây luật sư Vĩnh Phúc sẽ chia sẻ cách viết biên bản cuộc họp bạn cần xây dựng bố cục theo yếu tố sau đây:
- Quốc hiệu và tiêu ngữ.
- Tên văn bản và trích yếu nội dung.
- Ngày… tháng… năm… giờ… (ghi rất cụ thể thời gian giờ phút lập biên bản).
- Thành phần tham dự (kiểm tra, xác nhận sự kiện thực tế dự hội họp…).
- Diễn biến sự kiện thực tế (phần nội dung).
- Phần kết thức (ghi thời gian và lý do).
- Thủ tục ký xác nhận.
Một số điểm cần lưu ý trong biên bản cuộc họp
Chuẩn bị biên bản cuộc họp
Bạn nên chuẩn bị sẵn những thứ cần thiết trong cuộc họp, đặc biệt nếu bạn là một người ghi biên bản cuộc họp. Việc chuẩn bị các sổ tay, máy tính, file sẽ giúp bạn chủ động trong công việc, ghi chép mọi nội dung diễn ra trong cuộc họp được chính xác hơn.
Ghi chép, đánh máy nhanh
Hãy lựa chọn những người có khả năng ghi chép và nắm bắt được nội dung cuộc họp một cách nhanh chóng. Nếu cẩn thận bạn có thể sử dụng máy ghi âm để đảm bảo thông tin được chính xác nhất.
Ghi nhưng nội dung trọng tâm
Không viết thông tin quá dài dòng hoặc quá lan man, hãy tập trung ghi nội dung đúng với trọng tâm. Giúp mọi người không tham gia cuộc họp khi nhận được biên bản vẫn có thể hiểu được và nắm bắt thông tin một cách tốt nhất.
Đảm bảo thông tin trung thực, khách quan
Thông tin được ghi lại một cách chính xác, không thêm bớt nội dung ý kiến, thảo luận trong cuộc họp sẽ giúp công việc nhiệm vụ của từng người ít bị sai sót, điều này cũng giúp những lãnh đạo công ty nắm bắt thông tin hiệu quả.
Trên đây là nội dung “hướng dẫn đầy đủ về cách viết biên bản cuộc họp” mà Luật Sư Vĩnh Phúc muốn chia sẻ tới độc giả, hy vọng bài viết sẽ giúp đáp ứng được công việc.