Khi xuất hai hóa đơn trùng nhau, việc hủy bỏ một trong hai hóa đơn là điều cần thiết. Điều này giúp tránh việc ghi nhận lặp lại các giao dịch và đảm bảo sự rõ ràng và chính xác trong quản lý tài chính của doanh nghiệp. Quá trình hủy hóa đơn thường đòi hỏi sự xem xét kỹ lưỡng để xác định hóa đơn nào sẽ được hủy và các biện pháp cần thực hiện để cập nhật hệ thống ghi chép tài chính. Điều này giúp doanh nghiệp duy trì sự minh bạch và tuân thủ các quy định thuế và kế toán. Dưới đây là hướng dẫn cách hủy hóa đơn bị xuất trùng, mời bạn đọc tham khảo
Hóa đơn có sai sót phải xử lý thế nào?
Trong hoạt động kinh doanh, không thể tránh khỏi những trường hợp mà hai hóa đơn giống nhau xuất hiện. Nguyên nhân có thể đa dạng, từ sự nhầm lẫn trong hệ thống ghi chép đến sự trùng hợp trong các giao dịch. Tuy nhiên, điều quan trọng là chúng ta phải thực hiện xử lý tình huống này một cách ngay lập tức và chính xác để đảm bảo tính minh bạch và tuân thủ đúng quy định.
Căn cứ theo khoản 1 Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về xử lý hóa đơn điện tử có sai sót như sau:
Xử lý hóa đơn có sai sót
1. Trường hợp người bán phát hiện hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế chưa gửi cho người mua có sai sót thì người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này về việc hủy hóa đơn điện tử có mã đã lập có sai sót và lập hóa đơn điện tử mới, ký số gửi cơ quan thuế để cấp mã hóa đơn mới thay thế hóa đơn đã lập để gửi cho người mua. Cơ quan thuế thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã được cấp mã có sai sót lưu trên hệ thống của cơ quan thuế.
…
Theo đó, khi phát hiện hóa đơn điện tử có sai sót thì người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế về việc hủy hóa đơn điện tử có mã đã lập có sai sót và lập hóa đơn điện tử mới , ký số gửi cơ quan thuế để cấp mã hóa đơn mới thay thế hóa đơn đã lập để gửi cho người mua.
Xử lý thế nào khi hóa đơn sai sót đã gửi cho cơ quan thuế?
Trong hoạt động kinh doanh, việc xuất hiện hai hóa đơn giống nhau là một khả năng mà chúng ta không thể tránh khỏi. Có nhiều nguyên nhân có thể dẫn đến tình huống này, từ sự nhầm lẫn trong hệ thống ghi chép đến những sự trùng hợp không mong muốn trong quá trình giao dịch. Tuy nhiên, điều quan trọng nhất là chúng ta phải đối phó với tình huống này một cách kịp thời và chính xác để đảm bảo sự minh bạch và tuân thủ theo quy định.
Căn cứ theo Điều 7 Thông tư 78/2021/TT-BTC quy định về xử lý hóa đơn điện tử, bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử đã gửi cơ quan thuế có sai sót trong một số trường hợp như sau:
Đối với hóa đơn điện tử:
– Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải cấp lại mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử có sai sót cần xử lý theo hình thức điều chỉnh hoặc thay thế theo quy định tại Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP thì người bán gửi thông báo hóa đơn điện tử có sai sót để thông báo việc điều chỉnh cho từng hóa đơn có sai sót hoặc thông báo việc điều chỉnh cho nhiều hóa đơn điện tử có sai sót và gửi thông báo đến cơ quan thuế bất cứ thời gian nào nhưng chậm nhất là ngày cuối cùng của kỳ kê khai thuế giá trị gia tăng phát sinh hóa đơn điện tử điều chỉnh;
– Trường hợp người bán lập hóa đơn khi thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ theo quy định tại Khoản 2 Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP sau đó có phát sinh việc hủy hoặc chấm dứt việc cung cấp dịch vụ thì người bán thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã lập và thông báo với cơ quan thuế về việc hủy hóa đơn;
– Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có sai sót và người bán đã xử lý theo hình thức điều chỉnh hoặc thay thế theo quy định tại điểm b khoản 2 Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, sau đó lại phát hiện hóa đơn tiếp tục có sai sót thì các lần xử lý tiếp theo người bán sẽ thực hiện theo hình thức đã áp dụng khi xử lý sai sót lần đầu;
– Theo thời hạn thông báo ghi trên thông báo hóa đơn điện tử cần rà soát, người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế về việc kiểm tra hóa đơn điện tử đã lập có sai sót, trong đó ghi rõ căn cứ kiểm tra là thông báo hóa đơn điện tử cần rà soát của cơ quan thuế (bao gồm thông tin số và ngày thông báo);
– Trường hợp theo quy định hóa đơn điện tử được lập không có ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn có sai sót thì người bán chỉ thực hiện điều chỉnh mà không thực hiện hủy hoặc thay thế;
– Riêng đối với nội dung về giá trị trên hóa đơn có sai sót thì: điều chỉnh tăng (ghi dấu dương), điều chỉnh giảm (ghi dấu âm) đúng với thực tế điều chỉnh.
Cách hủy hóa đơn bị xuất trùng
Trong quá trình kinh doanh, việc xuất hai hóa đơn giống nhau có thể xảy ra do nhiều nguyên nhân khác nhau. Tuy nhiên, quan trọng là phải xử lý tình huống này một cách nhanh chóng và chính xác để đảm bảo tính minh bạch và tuân thủ quy định. Khi phát hiện hai hóa đơn trùng nhau, việc hủy bỏ một trong hai là cần thiết để tránh việc ghi nhận lặp lại các giao dịch. Quy trình này không chỉ giúp giữ gìn sự chính xác trong quản lý tài chính của doanh nghiệp mà còn hỗ trợ trong việc tuân thủ các quy định về thuế và kế toán.
Căn cứ theo Công văn 2257/TCT-CS năm 2023 thì khi xuất hóa đơn bị trùng sẽ thực hiện hủy theo hướng dẫn như sau:
Căn cứ Khoản 3 Điều 22 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 của Chính phủ quy định về việc xử lý hóa đơn có sai sót;
Căn cứ Khoản 1 Điều 7 Thông tư số 78/2021/TT-BTC ngày 17/9/2021 của Bộ Tài chính hướng dẫn thực hiện Nghị định số 123/2020/NĐ-CP nêu trên về việc xử lý hóa đơn điện tử, bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử đã gửi cơ quan thuế có sai sót;
Căn cứ quy định trên và theo phản ánh của Cục Thuế thành phố Cần Thơ tại công văn số 5841/CTCTH-TTHT nêu trên, đề nghị Cục Thuế thành phố Cần Thơ hướng dẫn Bệnh viện Da Liễu thành phố Cần Thơ giữ lại một hóa đơn điện tử đã lập, hủy hóa đơn điện tử đã lập bị trùng cùng ký hiệu và gửi thông báo Mẫu số 04/SS-HĐĐT tại Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP đến cơ quan thuế để thông báo về việc hủy các hóa đơn điện tử đã lập bị trùng.
Như vậy, để hủy hóa đơn điện tử bị trùng cần thực hiện như sau:
– Giữ lại 01 hóa đơn điện tử đã lập và hủy các hóa đơn điện tử bị trùng;
– Gửi thông báo hóa đơn điện tử có sai sót cho cơ quan thuế để thông báo về việc hủy các hóa đơn điện tử bị trùng.
Thông tin liên hệ:
Trên đây là nội dung liên quan đến vấn đề “Cách hủy hóa đơn bị xuất trùng nhanh chóng“. Nếu quý khách hàng đang có bất kỳ băn khoăn hay thắc mắc đến dịch vụ pháp lý như Các loại chi phí khi sang tên sổ đỏ cần được giải đáp, các Luật sư, luật gia chuyên môn sẽ tư vấn, giúp đỡ tận tình, hãy gọi cho chúng tôi để được tư vấn nhanh chóng, hiệu quả.
Mời bạn xem thêm bài viết:
- Thuận tình ly hôn sau bao lâu sẽ được chấm dứt hôn nhân?
- Quy định về bảo hiểm thai sản cho người không đi làm
- Điều kiện áp dụng lẽ công bằng như thế nào?
Câu hỏi thường gặp:
Mã của cơ quan thuế trên hóa đơn điện tử bao gồm số giao dịch là một dãy số duy nhất do hệ thống của cơ quan thuế tạo ra và một chuỗi ký tự được cơ quan thuế mã hóa dựa trên thông tin của người bán lập trên hóa đơn.
Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử được cơ quan thuế cấp mã trước khi tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua.
Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử do tổ chức bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua không có mã của cơ quan thuế.